Capítulo anterior
En el Capítulo 2: El método para calcular el precio de venta presentamos la estructura general del método, el resultado operativo normalizado y los distintos componentes que intervienen en la determinación del PVP.
Introducción
La facturación es el punto de partida para analizar la capacidad económica de una escuela infantil, pero debe interpretarse correctamente. No basta con conocer cuánto ingresó el centro en un periodo concreto ni con multiplicar sus plazas autorizadas por la tarifa más alta.
En este capítulo diferenciaremos la facturación real, la facturación correspondiente a la ocupación actual y la capacidad máxima de ingresos del centro. Estas referencias permitirán calcular posteriormente un resultado operativo normalizado coherente.
1. Plazas autorizadas
Las plazas autorizadas representan el número máximo de alumnos que puede atender la escuela conforme a sus autorizaciones administrativas.
Este dato constituye la referencia para calcular:
- La ocupación actual.
- La capacidad máxima de ingresos.
- El número de plazas disponibles.
- Los distintos escenarios económicos.
- El resultado operativo con diferentes niveles de ocupación.
No deben utilizarse las plazas que el centro considere fácilmente comercializables ni una capacidad estimada. La base del cálculo debe ser siempre la capacidad oficialmente autorizada.
Fórmula de ocupación
Ocupación actual = alumnos matriculados ÷ plazas autorizadas × 100
Una escuela con 42 plazas autorizadas y 35 alumnos matriculados tendría:
35 ÷ 42 × 100 = 83,33 % de ocupación
La ocupación indica qué parte de la capacidad autorizada está siendo utilizada, pero no permite conocer por sí sola la rentabilidad del centro. Dos escuelas con el mismo porcentaje de ocupación pueden obtener resultados distintos si aplican tarifas diferentes o tienen estructuras de gastos desiguales.
2. Alumnos actuales
Para calcular la ocupación y la facturación normalizadas se utilizará el número de alumnos matriculados en el mes en que se realice la valoración.
Esta referencia ofrece una imagen actual del centro y evita depender exclusivamente de la facturación histórica, que puede estar afectada por cambios ocurridos durante el último curso.
Conviene distinguir entre:
- Alumnos matriculados y con facturación ordinaria.
- Altas recientes.
- Bajas ya comunicadas.
- Plazas reservadas sin facturación completa.
El objetivo no es realizar una proyección individual de cada familia, sino obtener una referencia razonable y comparable con la información económica disponible.
El número actual de alumnos debe contrastarse con la facturación del mes. Si ambas cifras no guardan una relación coherente, será necesario comprobar la existencia de descuentos, impagos, incorporaciones parciales u otras circunstancias que expliquen la diferencia.
3. Ocupación real y ocupación posible
Para valorar correctamente una escuela infantil deben diferenciarse tres referencias:
| Referencia | Pregunta que responde |
|---|---|
| Facturación real | ¿Cuánto ha ingresado realmente la escuela? |
| Facturación normalizada | ¿Cuánto ingresaría manteniendo la ocupación actual? |
| Facturación completa | ¿Cuál sería su capacidad máxima teórica de ingresos? |
Facturación real
Es la suma de los ingresos efectivamente obtenidos durante el último curso escolar o ejercicio económico completo disponible.
Facturación real = suma de los ingresos obtenidos durante el último curso o ejercicio
Esta cifra debe proceder de la documentación económica del centro. Puede estar afectada por:
- Cambios de ocupación durante el curso.
- Altas y bajas de alumnos.
- Meses con una ocupación inferior a la habitual.
- Variaciones de tarifas.
- Descuentos o bonificaciones.
- Ingresos extraordinarios.
La facturación real muestra lo ocurrido, pero no siempre representa por sí sola la situación económica existente en el momento de la valoración.
Facturación normalizada
Representa los ingresos que produciría el alumnado del mes analizado si se mantuviera durante once meses, considerando agosto como mes de cierre.
Facturación normalizada = (alumnos actuales × tarifa mensual media × 11 meses) + (matrículas estimadas con la ocupación actual × importe medio de matrícula)
La facturación normalizada será la principal referencia para representar la ocupación actual. No constituye una garantía de ingresos futuros, sino una proyección sencilla y homogénea basada en la situación existente.
Facturación con ocupación completa
Representa los ingresos que produciría el centro si cubriera todas sus plazas autorizadas:
Facturación completa = (plazas autorizadas × tarifa mensual media × 11 meses) + (matrículas estimadas con ocupación completa × importe medio de matrícula)
Esta cifra permite conocer el potencial máximo teórico, pero no debe incorporarse automáticamente al cálculo del PVP como si ya se hubiera alcanzado.
4. Tarifas y servicios complementarios
Para calcular correctamente los ingresos es necesario determinar cuánto paga, de media, cada alumno.
Las tarifas pueden variar por:
- Horario contratado.
- Servicio de comida.
- Descuentos.
- Bonificaciones.
- Condiciones particulares.
- Servicios incluidos en la cuota.
Cuando los importes sean distintos, podrá utilizarse una tarifa mensual media:
Tarifa mensual media = ingresos mensuales recurrentes ÷ alumnos matriculados
Ejemplo
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ingresos mensuales recurrentes | 18.375 € |
| Alumnos matriculados | 35 |
| Tarifa mensual media | 525 € |
18.375 € ÷ 35 alumnos = 525 € por alumno
La tarifa media permite recoger las diferencias existentes sin proyectar individualmente el recibo de cada familia.
Actividad incluida inicialmente
La primera valoración se centrará en la actividad ordinaria de escuela infantil, incluyendo:
- Cuotas educativas.
- Horarios contratados habitualmente.
- Servicio de comida.
- Matrículas u otros ingresos ordinarios anuales, cuando existan, puedan acreditarse y se repitan regularmente.
La comida debe incluirse tanto en los ingresos como en sus costes. No sería correcto incorporar la tarifa completa y omitir posteriormente el gasto de alimentación asociado.
Otros ingresos, como campamentos, celebraciones, actividades extraordinarias, alquiler de espacios o servicios adicionales, se analizarán separadamente. Solo se considerarán cuando existan realmente, puedan acreditarse y tengan una continuidad razonable.
5. Facturación mensual y anual
Supongamos una escuela con los siguientes datos:
| Concepto | Dato |
|---|---|
| Plazas autorizadas | 42 |
| Alumnos actuales | 35 |
| Tarifa mensual media con comida | 525 € |
| Meses de actividad | 11 |
Para simplificar el ejemplo, estas cantidades no incluyen ingresos por matrícula. Cuando existan, deberán añadirse separadamente conforme a las fórmulas anteriores.
Facturación mensual actual
35 alumnos × 525 € = 18.375 €
Facturación normalizada anual
18.375 € × 11 meses = 202.125 €
La facturación normalizada correspondiente a la ocupación actual sería de 202.125 euros anuales.
Facturación con ocupación completa
42 plazas × 525 € × 11 meses = 242.550 €
| Referencia | Importe anual |
|---|---|
| Facturación normalizada con 35 alumnos | 202.125 € |
| Facturación completa con 42 alumnos | 242.550 € |
| Diferencia potencial | 40.425 € |
Los 40.425 euros de diferencia representan el crecimiento máximo teórico correspondiente a las siete plazas disponibles. No son ingresos consolidados ni deben incorporarse automáticamente al PVP.
Cuando exista una matrícula anual recurrente, deberá añadirse separadamente:
Ingresos por matrícula = número de matrículas razonablemente estimado × importe medio de matrícula
Esta separación evita mezclar la cuota mensual con un ingreso que se produce una sola vez durante el curso.
6. Estacionalidad y bajas
El número de alumnos de una escuela infantil no permanece necesariamente constante durante todo el curso. Pueden producirse incorporaciones, bajas, periodos de adaptación o diferencias importantes entre unos meses y otros.
La facturación real permite observar estos cambios históricos. La facturación normalizada, en cambio, proyecta la situación del mes analizado durante once meses para obtener una referencia sencilla.
La comparación entre ambas cifras facilita su interpretación:
- Si son parecidas, la ocupación actual puede considerarse relativamente estable.
- Si la facturación normalizada es superior, puede existir una mejora reciente de la ocupación o de las tarifas.
- Si es inferior, pueden haberse producido bajas o una reducción reciente de los ingresos.
- Si la diferencia es importante, deberá identificarse su causa antes de calcular el resultado operativo normalizado.
No se pretende predecir exactamente las matrículas futuras. El objetivo es adoptar una base comprensible, verificable y aplicable con el mismo criterio a distintas escuelas.
7. Demanda y competencia de la zona
La capacidad autorizada permite calcular el máximo teórico, pero no demuestra que todas las plazas puedan ocuparse.
Para estimar una facturación razonablemente alcanzable bastará con analizar algunos datos relevantes:
- Evolución reciente del alumnado.
- Ocupación alcanzada en cursos anteriores.
- Existencia de lista de espera o plazas vacantes.
- Demanda apreciable en la zona.
- Competencia cercana y posición de las tarifas.
Una escuela que se haya mantenido habitualmente cerca de su capacidad máxima podrá justificar mejor una facturación alcanzable elevada.
Por el contrario, si durante varios cursos ha mantenido una ocupación reducida, no resultaría prudente calcular su valor económico como si estuviera llena, salvo que existan razones objetivas que permitan explicar y corregir esa situación.
La información de la zona debe ayudar a interpretar los datos del centro, no a sustituirlos mediante previsiones generales o excesivamente optimistas.
8. Cálculo de ingresos con la escuela llena
El escenario de ocupación completa es necesario para conocer la capacidad económica máxima de la escuela y comprobar si su estructura puede generar una rentabilidad suficiente.
Supongamos las siguientes referencias:
| Referencia | Importe |
|---|---|
| Facturación real del último curso | 196.000 € |
| Facturación normalizada actual | 202.125 € |
| Facturación con ocupación completa | 242.550 € |
La lectura sería:
- La escuela ingresó realmente 196.000 euros durante el último curso.
- La ocupación actual proyectada durante once meses produciría 202.125 euros.
- La ocupación completa permitiría alcanzar teóricamente 242.550 euros.
- La diferencia entre la situación actual y la ocupación completa asciende a 40.425 euros.
La facturación normalizada supera ligeramente la real, lo que podría indicar una mejora reciente de la ocupación o de los ingresos medios. Esta diferencia deberá comprobarse antes de utilizarla para calcular el resultado operativo normalizado.
Las cantidades utilizadas son un supuesto práctico orientativo y no representan estadísticas generales del mercado.
El escenario lleno tiene especial importancia en escuelas con poca o nula rentabilidad actual. Permite comprobar si el problema procede principalmente de una falta de ocupación o si, incluso con todas las plazas cubiertas, la estructura económica continúa siendo insuficiente.
9. Diferencia entre capacidad teórica y facturación alcanzable
La capacidad teórica corresponde a la ocupación completa de todas las plazas autorizadas.
La facturación alcanzable es la que razonablemente puede sostener la escuela atendiendo a su experiencia, situación actual y entorno.
Ambas cantidades pueden coincidir cuando el centro mantiene habitualmente una ocupación completa o muy próxima a ella. Cuando existe una diferencia importante, deben analizarse sus causas antes de utilizar el escenario lleno para valorar la actividad.
Como regla general:
- La facturación real permite comprobar los ingresos obtenidos.
- La facturación normalizada representa la situación existente en el momento de la valoración.
- La facturación completa muestra el potencial máximo de la escuela.
- La comparación entre la facturación real, la normalizada y la completa permitirá valorar qué nivel de ingresos resulta razonablemente alcanzable.
La facturación no determina directamente el PVP. Primero deben descontarse los gastos ordinarios necesarios para generar esos ingresos:
Resultado operativo normalizado = facturación normalizada − gastos ordinarios normalizados
Cuando se analice la escuela llena, deberán incorporarse los gastos adicionales derivados de esa ocupación, especialmente alimentación y consumibles. También deberá considerarse el coste de personal adicional cuando la mayor ocupación exija abrir nuevas aulas o modificar la estructura de funcionamiento.
El objetivo no es elegir la facturación más alta ni la más baja, sino identificar la referencia que represente mejor la capacidad económica del centro.
Método resumido
- Obtener la facturación real del último curso o ejercicio.
- Comprobar el número actual de alumnos.
- Calcular la ocupación respecto de las plazas autorizadas.
- Determinar la tarifa mensual media con comida incluida.
- Añadir separadamente la matrícula anual cuando proceda.
- Proyectar los ingresos actuales durante once meses.
- Calcular la facturación con ocupación completa.
- Comparar la facturación real, normalizada y completa para estimar qué nivel resulta razonablemente alcanzable.
- Utilizar la referencia razonable para calcular el resultado operativo normalizado.
Una previsión sencilla basada en datos comprobables resulta más útil que una proyección demasiado compleja. Este criterio permite comparar escuelas y construir una base común para obtener una valoración comprensible y razonada.
Próximo capítulo
En el Capítulo 4: Gastos, plantilla y resultado operativo normalizado analizaremos los principales gastos de funcionamiento y calcularemos el resultado económico que puede atribuirse razonablemente a la actividad ordinaria de la escuela.
